Assistenz Kaufmännische Services (w/m/d)

Assistenz Kaufmännische Services (w/m/d)

Als eines der größten kommunalen Wohnungsunternehmen Deutschlands steht die Gewobag für die ganze Vielfalt Berlins. In unseren gut 76.000 Wohnungen finden Menschen mit unterschiedlichsten Lebensentwürfen ein leistbares Zuhause – zugleich sind wir durch Neubau, Ankauf und Modernisierung von Wohnraum ein aktiver Teil der Stadtentwicklung. Auch innerhalb des Konzerns spiegelt sich die Vielfalt wider, sei es durch rund 900 engagierte MitarbeiterInnen, flexible Arbeitsbedingungen oder innovative Konzepte. Mit ausgeprägter gesellschaftlicher, ökologischer und wirtschaftlicher Verantwortung arbeiten wir für unser gemeinsames Ziel: lebenswerte Wohnquartiere für das Berlin von heute und morgen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine

Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Kaufmännische Bestandsmanagement-Services (w/m/d). 

Die Stelle ist in Vollzeit und zunächst befristet bis zum 31.10.2027 zu besetzen.

Was Sie erwartet:

• Büroorganisation: Sie sorgen für eine reibungslose Büroorganisation einschließlich Postbearbeitung, strukturierter Ablage sowie professioneller Wiedervorlage – sowohl in digitalen Systemen als auch in analogen Prozessen.
• Kommunikation & Empfang: Mit freundlicher Ausstrahlung nehmen Sie Telefonate entgegen, erteilen kompetent Auskünfte und übernehmen den Empfang von BesucherInnen, sodass diese jederzeit professionell betreut sind.
• Terminmanagement: Sie bereiten Termine und Besprechungen sorgfältig vor, vereinbaren und koordinieren diese eigenständig und stellen durch eine gewissenhafte Nachbereitung einen effizienten Ablauf sicher.
• Schriftverkehr & Dokumentation: Zudem erledigen Sie den laufenden Schriftverkehr, bereiten Unterlagen adressatengerecht auf und stellen eine lückenlose sowie übersichtliche Dokumentation sicher.
• Administrative Unterstützung: Darüber hinaus übernehmen Sie vielfältige administrative Tätigkeiten der Abteilung, wie etwa Urlaubsplanung, Materialbestellungen und weitere organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Optimierung & Wirtschaftlichkeit: Kontinuierlich prüfen Sie Möglichkeiten zur Zeit- und Kosteneinsparung, leiten in Abstimmung mit Ihrer Führungskraft geeignete Maßnahmen ab und kontrollieren deren erfolgreiche Umsetzung.
• Flexibilität & Sonderaufgaben: Sie sind bereit, zusätzliche positionsbezogene Aufgaben sowie Tätigkeiten außerhalb Ihres unmittelbaren Verantwortungsbereiches zu übernehmen und bearbeiten Sonderaufgaben bzw. Projekte zuverlässig nach Weisung Ihrer Vorgesetzten.

Was Sie mitbringen sollten:

• Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung, idealerweise als Kaufmann/-frau (w/m/d) für Bürokommunikation oder in einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Kommunikation: In der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern überzeugen Sie durch klare, wertschätzende Kommunikation, Kontaktfreude, Empathie und Teamfähigkeit; zugleich treten Sie konfliktfähig und durchsetzungsstark auf.
• Organisation & Arbeitsweise: Sie arbeiten äußerst sorgfältig und gewissenhaft, verfügen über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und zeigen ein hohes Verantwortungsbewusstsein für die Ihnen übertragenen Aufgaben und Inhalte.
• Diskretion: Verschwiegenheit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Sie selbstverständlich.
• Eigenverantwortung: Auch unter Zeitdruck bewahren Sie Ruhe, treffen eigenverantwortlich Entscheidungen, bringen sich aktiv mit Lösungsvorschlägen ein und zeigen eine hohe Bereitschaft, sich weiterzuentwickeln.
• IT-Kenntnisse: Sie arbeiten sicher und routiniert mit MS Office (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) und bringen praktische Anwenderkenntnisse in SAP mit, um Abläufe effizient und verlässlich zu unterstützen.

Unser Angebot für Sie:

• Ein moderner Arbeitsplatz im „Herzen“ Berlins an der Spree mit einer langfristigen beruflichen Perspektive und immer wieder neuen, spannenden Aufgaben
• Eine gute und faire Vergütung sowie eine betriebliche Altersversorgung im unbefristeten Arbeitsverhältnis
• 37-Stunden-Woche, 30 Tage Urlaub und 2 Tage bezahlte Freistellung am 24.12. und 31.12.
• Flexible Arbeitszeitmodelle und der Möglichkeit nach Abstimmung mit der Führungskraft mobil zu arbeiten.
• Regelmäßige Entwicklungsgespräche und individuelle Weiterbildungsangebote
• Schnellerer Zugang zu Facharztterminen sowie die Möglichkeit anonymer psychologischer Beratung über unsere Kooperationspartner Helios und Stimulus
• Zuschuss zum Urban Sports Club und weitere exklusive Vorteile bei unseren Kooperationspartnern
• JobRad-Leasing oder Zuschuss zum Deutschlandticket
• Die Möglichkeit die Gewobag in Projekten u.a. zur sozialen und nachhaltigen Stadtentwicklung mitzugestalten

Die Vergütung richtet sich nach Qualifikationen und Berufserfahrung und liegt in der Spanne von 39.360 € bis 49.792 €. 

Vielfalt ist nicht nur ein Teil unseres Claims, sie beschreibt auch unser Selbstverständnis als Unternehmen. Wir begrüßen deshalb jede Bewerbung, unabhängig von der kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, dem Alter sowie der sexuellen Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt.